Så kan du som chef förebygga kränkande särbehandling
Kränkande särbehandling kan få stora konsekvenser för både medarbetare och arbetsmiljö. Som arbetsgivare har du ansvar att förebygga risker och agera om någon känner sig utsatt. Här får du en genomgång av vad kränkande särbehandling innebär, vilka signaler du som chef ska vara uppmärksam på och hur du kan agera.
Vad är kränkande särbehandling på jobbet?
Kränkande särbehandling är handlingar eller beteenden som riktas mot en eller flera personer på ett sätt som kan vara kränkande och leda till ohälsa eller till att personen hamnar utanför gemenskapen på arbetsplatsen. Det kan till exempel handla om att någon återkommande blir ignorerad, förlöjligad, undanhållen information eller utestängd från arbetsgemenskapen.
Arbetsmiljöverket definierar det så här:
"Handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap."
Varför uppstår kränkande särbehandling på arbetsplatser?
Kränkande särbehandling uppstår sällan utan sammanhang. Olika faktorer i arbetsmiljön kan öka risken för konflikter och negativa beteenden.
Vanliga riskfaktorer är:
- otydliga roller och ansvar
- hög arbetsbelastning
- bristande kommunikation
- olösta konflikter
- otydligt ledarskap
Därför är det förebyggande arbetsmiljöarbetet viktigt för att minska risken för att medarbetare far illa eller hamnar utanför gemenskapen.
Konflikt eller kränkande särbehandling – vad är skillnaden?
Olika åsikter, viljor och intressen är naturliga på en arbetsplats. Vi kan vara oense i sak och ändå respektera varandra. Kränkande särbehandling handlar däremot om beteenden som riskerar att skada, förminska eller ställa någon utanför gemenskapen.
Det är inte alltid enkelt att dra gränsen. Ett bra sätt att närma sig frågan är att avsätta tid för dialog om hur gruppen ser på konflikter och kränkande särbehandling. Öppen dialog är viktig i det förebyggande arbetet.
Vilket ansvar har arbetsgivaren?
Arbetsgivarens uppgift är inte att avgöra vem som har rätt eller fel, utan att ta upplevelsen på allvar, ge stöd till den som känner sig utsatt och se till att situationen hanteras enligt arbetsplatsens rutiner.
Som arbetsgivare behöver du:
Tips! Ha tydliga policys och rutiner i skrift, även om ni är en mindre organisation. För arbetsplatser med fler än tio anställda finns lagkrav på skriftliga rutiner och att ni beskriver hur ni hanterar kränkande särbehandling.
Tidiga signaler du som chef bör vara uppmärksam på
Som chef är det viktigt att se förändringar både i gruppen och hos enskilda medarbetare. Tidiga signaler kan till exempel synas på möten, vid fikabordet eller under medarbetarsamtal.
Några vanliga tecken är:
- tystnad, utfrysning eller ignorans när någon pratar
- en jargong där det känns obekvämt att skratta med
- återkommande kommentarer om utseende, kön, sexuell läggning eller annat privat
- att härskartekniker används i stället för dialog och respekt
Ta hjälp av vårt chefsstöd
Det kan vara svårt att ta upp oro kring relationer eller beteenden i gruppen. Med vår sjukvårdsförsäkring får du tillgång till chefsstödet, där du kan få råd av psykologer och HR-konsulter med erfarenhet av chefs- och ledarskapsfrågor.
Vad ska du som chef göra om någon känner sig utsatt?
Om någon berättar att hen känner sig utsatt för kränkande särbehandling är det viktigt att ta upplevelsen på allvar och följa de rutiner som finns på arbetsplatsen. Rutinerna ska göra det tydligt vem som ansvarar för att ta emot informationen, hur situationen hanteras vidare och vilket stöd som finns att få.
Alla medarbetare ska veta:
- vem de kan rapportera till
- vad som händer med informationen de lämnar
- vilket stöd som finns
Stödet kan komma från HR, företagshälsovård eller annan person med rätt kompetens.
Som chef behöver du alltså inte försöka lösa situationen på egen hand. Din uppgift är att ta emot informationen, agera enligt arbetsplatsens rutiner och se till att frågan förs vidare till rätt person eller funktion.
Om rutiner saknas, agera snabbt. Boka ett samtal med den som känner sig utsatt. Lyssna, dokumentera och låt personen läsa anteckningarna så att ni har en gemensam bild av situationen.
Berätta också vad nästa steg är och vad personen kan förvänta sig framåt. Om du själv är osäker på hur situationen ska hanteras, ta stöd av exempelvis HR eller företagshälsovård.
Försök inte avgöra vem som har rätt eller fel. Din uppgift är att ta informationen på allvar, ge rätt stöd och säkerställa att frågan hanteras vidare. Kommunicera tydligt om nästa steg och håll personen uppdaterad. Det skapar trygghet och ökar tilliten.
När kan det vara bra att ta stöd utifrån?
Om du känner dig osäker på hur du ska agera kan det vara klokt att ta stöd av HR, företagshälsovård eller andra specialister.
Att be om hjälp i tid är en del av ett ansvarsfullt ledarskap. Du behöver inte ha alla svar eller lösa varje situation själv. Det viktiga är att ta signaler på allvar, agera tidigt och skapa förutsättningar för en trygg och respektfull arbetsmiljö.
Checklista: så kan du som arbetsgivare förebygga kränkande särbehandling
-
1. Skapa tydliga spelregler
Prata regelbundet om hur ni vill ha det på arbetsplatsen och vilka beteenden som är okej och inte okej. Det kan till exempel tas upp på arbetsplatsträffar, i teammöten eller andra återkommande forum. Det ni kommer överens om bör också hänga ihop med arbetsplatsens policys och rutiner.
Prata om:
- hur ni vill vara mot varandra
- hur ni säger ifrån när någon går över gränsen
- skillnaden mellan privat, personlig och professionell
- hur ni kommunicerar med varandra – till exempel ton, tydlighet, tempo och tålamod
-
2. Arbeta förebyggande med arbetsmiljön
Fånga regelbundet upp risker och prata om vad som fungerar och vad som behöver förändras. Det kan ske i till exempel arbetsplatsträffar, teammöten och medarbetarsamtal. Se också till att följa upp det som kommer fram.
En god arbetsmiljö skapas genom:
- vänlig och tydlig kommunikation
- dialog med medarbetarna
- aktivt arbete med organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA)
- medarbetardialoger och undersökningar för att följa upp att insatserna fungerar
- utbildning om arbetsmiljöfrågor
-
3. Skapa tydlighet i roller och förväntningar
Säkerställ att:
- anställningsavtal och arbetsbeskrivningar är uppdaterade och speglar det arbete medarbetaren faktiskt gör
- utvecklingssamtal, lönesamtal och feedbacksamtal genomförs
- ansvar, befogenheter och förväntningar är tydliga
Tydlighet skapar trygghet och ger medarbetare bättre förutsättningar att ta ansvar och känna delaktighet.
-
4. Kom ihåg att kulturen skapas uppifrån
Medarbetarna tittar inte bara på vilka rutiner och policys som finns, utan också på hur du som chef agerar i vardagen. Kom ihåg att du påverkar kulturen både genom det du gör och genom det du väljer att inte göra.
Fundera gärna över:
- vilka beteenden du tycker är acceptabla
- hur du agerar när du märker att någon närmar sig gränsen för vad som är okej
- hur du själv kommunicerar med andra
Även små signaler kan få stor betydelse för kulturen på arbetsplatsen.
Genom tydliga rutiner, ett aktivt arbetsmiljöarbete och ett närvarande ledarskap kan du förebygga kränkande särbehandling och skapa en arbetsplats där medarbetarna mår bra och utvecklas tillsammans.
Du behöver inte hantera svåra situationer ensam
Som chef behöver du inte ha alla svar själv. Om du känner dig osäker kring konflikter, kränkande särbehandling eller andra frågor kan det vara värdefullt att ha någon att resonera med.
Med vår sjukvårdsförsäkring får du stöd genom chefsstödet – det gäller både konflikthantering, svåra samtal eller frågor om arbetsmiljö och ledarskap. Du får råd och vägledning av erfarna psykologer och HR-specialister.
Om författaren
Camilla Kallin är ledarskapscoach och föreläsare med lång erfarenhet av att utveckla människor, team och organisationer. Hon hjälper chefer och medarbetare att skapa hållbara prestationer och ingår i expertteamet hos vår hälsopartner Health Competence.