För ett och ett halvt år sedan skickades miljoner arbetstagare världen över hem med en bärbar dator, en telefon laddad med nya videokonferensappar och en from förhoppning om att århundradets kanske största sociala experiment i arbetslivet skulle gå vägen. Vi bekantade oss med mötesappar, började använda stolen med bästa ryggstödet, samt försökte hitta ett jobblugn mitt i familjelivet och vardagen. Nu är plötsligt frågan om det ens går att tänka sig en återkomst till kontorsmiljön. Eller om arbetslivet nu har förändrats permanent.

Arbetstagare vill ha flexibilitet

Enligt flera studier är arbetstagare världen över milt sagt skeptiska till att byta ut hemmakontoret mot en arbetsplats med kollegor och chefer som flåsar en i nacken. En Ipsos-mätning i 29 länder, beställd av World Economic Forum, visar att två tredjedelar av de 12 500 tillfrågade arbetstagarna efterfrågar flexibilitet och valfrihet när det kommer till var man förlägger arbetet. Och 30 procent uppger att de kan tänka sig att säga upp sig om de tvingas tillbaka till kontoret. Flera stora arbetsgivare, både i Sverige och internationellt, följer trenden och erbjuder sina anställda stor flexibilitet.
– Coronapandemin har revolutionerat arbetslivet. Det kommer aldrig mer att bli som förr, säger professor Arthur Brooks vid Harvarduniversitet.

Inför den kommande återgången till mer kontorsarbete har vi sammanställt fem expertråd för att få en så produktiv arbetssituation som möjligt:

1: Hybrid-jobba

Att permanent flytta hem arbetsplatsen är kanske inte optimalt, trots allt. Inte ens för den som oroar sig för fortsatt pandemisk smitta. Enligt Jobbhälsoindex undersökning i fjol visade det sig att det var dubbelt så vanligt att smittas av covid-19 hemma jämfört med på jobbet. Det bekräftas av Folkhälsomyndigheten:
– Vi ser att hushållssmitta har varit den vanligaste smittformen. När man lever tätt ihop under längre perioder ökar risken för att föra smittan vidare, säger Karin Tegmark Wisell, avdelningschef på Folkhälsomyndigheten.

Dessutom ökar risken för psykisk ohälsa.

– Vi såg redan innan pandemin i flertalet studier att arbetstagare som hänvisats till hemarbete visar en kraftig ökning av känslor av ensamhet. Det påverkar psyket och kan leda till utbrändhet, att man känner sig omotiverad och byter jobb, säger Arthur Brooks vid Harvard.

Förändringen gör att stora företag som Ikea tänker om och tänker nytt kring kontoret som koncept.

– Tidigare byggde vi fina kontor för att attrahera talanger. Nu måste vi glömma det tankesättet. Man sparar tid på att inte behöva åka in till jobbet varje dag, och kapade transporter är också en viktig aspekt när vi funderar kring klimatutsläppen. Jag tror på flexibilitet som det som attraherar talanger framöver: att jobba hemifrån när det är möjligt eller via en tredje part, så kallade drop-in kontor, säger Göran Nilsson på möbeljätten.

2: Fokusera på det sociala på kontoret

Att jobba hemifrån har bland många varit populärt, men det de flesta ändå saknat är den sociala biten och den dynamik som uppstår i mötet med kollegorna. Att få till de spontana träffarna i korridoren eller vid kaffemaskinen låter sig inte helt enkelt reproduceras i ett virtuellt rum. Och därmed riskerar inte bara det sköna snacket att gå förlorat, utan också kunskapsutbyte och nätverkande som kan vara nog så viktigt för att du ska kunna göra ett bra jobb.

Arbetsmiljöforskaren Hanne Berthelsen vid Malmö universitet tror inte att hemarbetet kommer att överleva i den postpandemiska eran i alls samma omfattning.

– Jag tror nog inte att det fungerar på lång sikt. Säkert kommer vi att jobba mer flexibelt än tidigare, men kontoret behövs som en samlingsplats. I vår forskning ser vi att människor lägger stor vikt vid det sociala. Den gemensamma fikan eller lunchen ger oss möjlighet att bolla idéer på ett mer informellt sätt. När man sitter hemma och jobbar måste man mer aktivt söka de kontakterna.

Utmaningen för chefer och anställda blir att i hybridtiden prioritera rätt och se till att kontoren, och den tid vi tillbringar där, verkligen fokuserar på dessa sociala möten. Och så länge smittan fortfarande finns ute i samhället samtidigt ser till att vi kan vara sociala på ett smittsäkert sätt.

3: Ta med dig jobbet ut i friska luften

I Malmö stad har man bedrivit projektet Stickut i samarbete med Malmö Universitet. Det handlar helt enkelt om att flytta en stor del av jobbet utomhus.
Enligt Stickut-studien bidrar utomhusjobbande till större välbefinnande, återhämtning, självständighet, förbättrad kognition och bättre sociala relationer. Men djupt rotade normer gör att det också framkallar skuldkänslor.

– Många känner skuld om de jobbar ute i solen. Det tror jag kan förändras efter pandemin. Synen på arbete som starkt kopplat till en särskild plats har börjat luckras upp, men det kommer säkert ta tid innan förändringen slår igenom fullt ut, säger Charlotte Petersson Troije, som lett projektet Stickut i Malmö.

Begreppet ”walk and talk” har fått en renässans i diskussionerna om det nya postpandemiska arbetslivet. Det kan handla om att ta ett samtal kollegor emellan på gående fot i korridoren i stället för i ett mötesrum, men Charlotte Petersson Troije menar att den promenaden lika gärna kan flytta utomhus.
Det viktiga är att cheferna har en prövande inställning och att det finns lämpliga miljöer tillgängliga i närheten av arbetsplatsen: parker, innergårdar, promenadstråk. Miljöombytet har fördelen av att det blir lättare att andas och tänka friska tankar: enligt projektet i Malmö blir också kvaliteten på samtalen bättre.

– Personligen tänker jag bättre när jag promenerar och jag går ut på ”tankegång” så fort jag har en möjlighet att bryta loss. Man tänker gärna att man ska sitta vid sitt skrivbord och ”göra klart”, men kroppen och huvudet stelnar till slut, säger Charlotte Petersson Troije.

4: Pandemianpassad fika

Sedan länge ska allt vara skalbart i näringslivet. Nu har också den skalbara frukten fått revansch. Bananer, clementiner och andra frukter med skal har blivit de självklara stapelvarorna i fruktkorgarna på landets arbetsplatser i takt med att man inte vill stoppa i sig något som det finns risk för att andra fingrat på, enligt flera fikaleverantörer. Smitträdslan har också gett en skjuts åt den tekniska utvecklingen på kaffeautomatsfronten där den nya generationens kaffeautomater erbjuder dig att trycka fram din dos java via en app i stället för att du ska behöva sätta pekfingret på en välanvänd knapp på maskinen. Också lyxfika är en trend på många arbetsplatser som vill locka tillbaka medarbetare från isoleringen där hemma.
– Det kan vara ett viktigt signalvärde att göra både möten och pauser lite mer attraktiva genom att bjuda på något extra gott. Tidigare har det kanske bara varit ledningsgruppen som fått lyxiga frukostmöten, men nu kryper det ner till medarbetarna på golvet också, säger pausmanagern Kajsa Lindbeck.

5: Anpassa infrastrukturen

Sist, men inte minst: infrastrukturen på arbetsplatserna behöver anpassas till en värld där alla blivit akut medvetna om smittrisker vid sociala kontakter. Vi har visserligen länge levt med den årligt återkommande influensan, men den har varit så integrerad i våra liv att vi inte riktigt brytt oss om den.

Efter covid-19-pandemins utbrott är vi nog inte längre beredda att acceptera de risker som det innebär att sitta tätt tillsammans i öppna kontorslandskap. Kanske blir medarbetare på arbetsplatser med stora öppna ytor och många skrivbord tätt intill varandra mer hänvisade till hemarbete också framöver. De arbetsplatser som vill fortsätta locka duktiga anställda kommer eventuellt att behöva göra investeringar i nya lösningar.

En annan trend handlar om bryta upp stora centrala kontor och placera ut medarbetarna på flera mindre kontor i stället.

– Det kan också innebära att man får närmare till jobbet och skapar en mer intim, socialt tillgänglig stämning på arbetsplatsen, säger Lisa Pettersson, som är arbetsplatsarkitekt.